Журнал покупок и продаж образец заполнения. Новые правила заполнения книг покупок и продаж. Из чего состоит документ

Постановление Правительства РФ от 30.07.2014 №735 утвердило новые формы журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж. В статье мы рассмотрим, что изменилось в каждом из указанных бланков.

Точно не указано, когда новые формы нужно будет применять. Как только новые формы начнут использоваться для заполнения, мы сообщим об этом и приведем бланки для скачивания форм и образцы их заполнения.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Форма по-прежнему состоит из двух частей: в первой учитываются выставленные счета-фактуры, во второй – полученные.

Указанное постановление внесло некоторые изменения в правила заполнения данного бланка.

Что изменилось:

• Журнал обязаны вести теперь не только налогоплательщики НДС, а также лица, не являющиеся плательщиками данного налога и осуществляющие предпринимательскую деятельности в интересах другого лица по договору поручения, договору комиссии или агентскому договору (то есть посредники: агенты, комиссионеры).
• В связи с этим в форме журнала учета счетов-фактур в части 1 появились графы 10, 11 и 12, в которых указываются сведения о посреднической деятельности. Эти графы заполняются только комиссионером (агентом). Если комиссионер приобретает товары (работы, услуги) для комитента, то указывается наименование продавца (гр.10), его ИНН/КПП (гр.11), № и дата счета-фактуры, полученного от продавца (гр.12). Если комиссионер реализует товары (работы, услуги) покупателю, то указывается наименование и ИНН/КПП продавца-комитента (принципала) (гр.10,11), указанного в графе 8 части 2 этого журнала, и номер и дата счета-фактуры, выставленного этим продавцом-комитентом (гр.12).
• Аналогично и в части 2 журнала учета счетов-фактур появились три графы для указания комиссионером (агентом) сведений о посреднической деятельности: наименование субкомиссионера (гр.10), его ИНН/КПП (гр.11), код вида сделки (гр.12). Коды вида сделки также утверждены указанным выше постановлением:

• Раньше номер и дата счета-фактуры указывались в разных графах (5 и 6), теперь в одной (гр.4).
• Код вида операции, указываемый ранее в гр.4, теперь заносится в гр.3. Если в счете-фактуре указываются несколько видов операций, то коды заносятся в графу через точку с запятой (;).

Книга покупок

Форма книги покупок также несколько обновились.

Что изменилось:

• Добавлена гр.2, в которую заносится код вида операции, если операций несколько, то коды перечисляются через точку с запятой.
• ИНН/КПП продавца, указываемые ранее в разных графах (5а и 5б), теперь заносятся в одну гр.10.
• Добавлены две графы для указания сведений о посреднике (комиссионере, агенте) – гр.11 «Наименование посредника» и гр.12 «ИНН/КПП посредника».
• Раньше в гр.6 нужно было указывать страну происхождения и номер таможенной декларации, теперь нужно заносить в гр.13 номер таможенной декларации, а в гр.14 наименование и код валюты. Эти две графы нужно заполнять в том случае, если товары приобретаются за иностранную валюту.
• В гр.15 новой формы книги покупок указывается стоимость товаров (работ, услуг), включая НДС (из гр.9 счета-фактуры). Если данные в эту графу вносятся на основании корректировочного счета-фактуры, то берется цифра из гр.9 корректировочного счета-фактуры (Всего к увеличению или уменьшению) с учетом НДС.
• В гр.16 отражается общая сумма НДС по данному счету-фактуре, рассчитанная в соответствии с применяемыми ставками. Если данные вносятся для корректировочного счета-фактуры, то берется цифра из гр.8 этого счета-фактуры.

Книга продаж

Что изменилось в книге продаж:

• Аналогично добавлена графа для указания кода вида операции.
• Также добавлены две графы для указания сведений о посреднике.
• Имеется новая графа для отражения наименования и кода валюты.
• Итоговая стоимость продаж по счету-фактуре указывается в валюте счета-фактуры и в рублях, копейках (13а и 13б), включая НДС.
• Стоимость продаж разбивается по применяемым ставкам 0, 10 и 18%, суммы отражаются без НДС (гр.14, 15, 16).
• Отдельно указывается сумма НДС по ставкам 10 и 18% (гр.17, 18).
• В гр.19 отражается стоимость продаж, освобождаемых от НДС.

Книги продаж и покупок являются важными документами финансовой отчетности, необходимыми для расчета НДС. Своевременное и корректное заполнение Книг избавит от возникновения сложностей с Налоговой инспекцией при проведении проверок и сдаче отчетности. Книга покупок и продаж: что это такое и как правильно заполнить данный документ?

Книга продаж – это документ, который используется при расчете НДС. На основе данных, указанных в нем налогоплательщиком, рассчитывается точная сумма налога, которая должна быть уплачена по окончанию отчетного периода.

В Книгу продаж в хронологическом порядке вносятся данные о проведенных операциях, подтверждаемые документально.

В Журнале регистрируются счет-фактуры, которые выставляются продавцом покупателям-контрагентам при проведении разнообразных операций, облагаемых НДС.

Кроме счет-фактур в Книгу вносятся приравненные к ним документы:

• чеки;
• документы строгой отчетности;
• получение предоплаты.

Ведение книги вменено в обязанности:

• индивидуальным предпринимателям;
• налогоплательщика, находящимся на основной системе налогообложения;
• фирмам, занимающимся комиссионной деятельностью;
• организациям, являющимся налоговыми агентами;
• предприятиям, занимающимся экспортом товара.

Постановлением Правительства РФ под номером 735, под пунктом 3, установлено, что освобожденные от уплаты НДС налогоплательщики обязаны вести Книгу продаж и регистрировать в ней выставленные платежные документы.

Книга покупок – это документ, назначение которого заключается в регистрации счет-фактур, подтверждающих оплату НДС. Книга необходима для определения и подсчета суммы оплачиваемого налога и подлежащей возмещению или вычету суммы.

Книга обязана вестись каждой организацией, поскольку в ней содержатся сведения, принимаемые в расчет в случаях, когда возникает необходимость по исчислению НДС. В документе следует фиксировать каждый документ, в котором отражены финансовые сведения, помогающие рассчитать необходимые к уплате налоги.

Что такое журнал учета огнетушителей и как его правильно вести на предприятии, вы можете прочесть

Книга покупок ведется в течении всего отчетного периода и в ней должны быть зарегистрированы все документы, указывающие на оплату НДС.

Не указываются в документе следующие счет-фактуры, полученные:

• при проведении процедуры продажи или покупки брокером ценных бумаг;
• путем оформления разницы в суммах поставщиком;
• при выполненной безвозмездно, бесплатно работе;
• от комитента на покупку или реализацию продукции.

Книги покупок – это документ, который можно вести, как в бумажном (страницы документа нумеруются, шнуруются, заверяются печатью), так и в электронном виде.

После внесения в документ последней записи, хранить документ ИП нужно 4 года, а иным организациям - 5 лет.

Как правильно заполнить этот документ?

На титульном листе и в верхней части каждой страницы указываются:

• наименование компании-покупателя;
• КПП и ИНН.

Как правило, заполнение граф документа не вызывает трудностей, за исключением нескольких пунктов, на которые стоит рассмотреть подробнее:

• В 1 графу вносится отметка о порядковом номере записи о счет-фактуре.
• В 6 графе запись оставляется только в случае регистрации документов, выписываемых при реализации продукции, ввезенной на территорию России - указывается страна, откуда прибыл товар и номер таможенной декларации. Если реализуется российский товар, то указывается только страна-производитель.
• Графы 8-11 отражают суммы покупок и НДС, исчисленные по установленным налоговым ставкам. Данные графы (за исключением 10) состоят из двух частей - в первой указывается стоимость проданной продукции без НДС, а во второй - сумма НДС.
• В 10 графе указывается полная сумма покупок, которая облагается 0% НДС. Заполняется столбец теми налогоплательщиками, которые занимаются экспортом продукции и сами непосредственно связаны с реализацией и производством вывозимых товаров.

Любые изменения должны вноситься на отдельном дополнительном листе, каждый из которых является неотъемлемой частью документа. В верхней части дополнительного листа обязательно указывается дата его составления.

Изменения в Законодательстве

Индивидуальным предпринимателям и организациям, которые выбрали упрощенную систему налогообложения разрешается не вести Книгу покупок, кроме этого - вместо самого ИП счет-фактуры могут подписывать доверенные лица, на основании нотариально заверенной доверенности.

Индивидуальные предприниматели, частные коммерсанты, руководители ООО, компаний и прочих организаций, которые платят НДС, в обязательном порядке должны вести письменную отчетную документацию о своей торгово-закупочной деятельности и регулярно предоставлять ее для проверки в налоговые органы. Для этих целей служит Книга покупок и продаж, в которой отражаются счета-фактуры на приобретенные товары либо услуги. О том, как правильно вести и заполнять данный документ, поговорим в представленной статье.

Книга покупок и продаж что это – описание

Книга покупок и продаж – это отчетный документ, в котором налогоплательщик фиксирует счета, выписанные организацией в налоговом году. Данный акт нужен для того, чтобы получить компенсационные выплаты по НДС за затраты на различные приобретения.

Журнал необходим, как продавцам, так и покупателям:

• первым – для осуществления учета и регистрации счетов-фактур, квитанций кассовых аппаратов, отчетных бланков и так далее;
• вторым – для фиксирования счетов, выставленных за приобретенный товар.

Данный документ используется исключительно в целях применения налогового вычета на добавленную стоимость, а также для создания отчетов по НДС.

Нужно ли вести книгу покупок и продаж по закону?

Книгу необходимо вести, четко придерживаясь, установленных законом, правил. В законодательную базу, регламентирующую порядок заполнения данного акта, входят следующие законопроекты:

• пункт 3 статьи № 169 Налогового кодекса России;
• нормативный документ № 1137 от 26 декабря 2011 года;
• федеральный закон № 382-ФЗ от 29.11.2014 года;
• пункт 5.1 статьи № 174 НК РФ;
• п. 8.1 статьи 88 НК;
• п 3, ст. 76 НК.

Из чего состоит книга покупок и продаж?

По своей структуре, журнал состоит из таких основных листов:

1- Титульная страница – на ней фиксируются такие сведения об организации, как ее название, ИНН, даты отчетного периода.

2- Второй лист – представляет собой таблицу, состоящую из 12 пунктов, среди которых:

• номер акта;
• дата составления журнала;
• номера счетов-фактур;
• число, месяц, год, когда был куплен товар;
• страна-производитель приобретения;
• налоговая ставка налога;
• величина НДС и прочая информация.

3- Ставится подпись и заполняются еще девять глав документа, а именно:

• дата и номера выставленных счетов;
• наименование предприятия;
• ИНН и КПП;
• дата оплаты за товар;
• цена приобретения;
• на какую сумму куплен товар (без учета НДС);
• итоговая величина пошлины;
• заключительная часть;
• подпись ответственного лица.

Правильное ведение и порядок заполнения книги покупок и продаж

Ведение журнала осуществляется руководством компании либо, назначенными специально для этого дела, ответственными лицами. Заполняя документ, необходимо следить за корректностью вводимых данных. Правила оформления журнала регламентированы законом о документообороте РФ. После заполнения, акт должен быть пронумерован, подшит и скреплен подписью уполномоченного лица, а также печатью организации.

Как отразить возврат товара?

Возврат товара реализатору должен происходить на основаниях, предусмотренных законодательством РФ. При этом в соответствующем акте продаж фиксируются такие сведения:

• счета-фактуры, предъявленные по факту совершения операций,
• показания лент товарно-кассовых аппаратов;
• счета, выставленные налоговыми агентами;
• корректировочные акты, составленные при повышении цен на продукцию либо услуги и так далее.

Книга продаж и покупок для ИП и для ООО отличия

Журналы сделок для ИП и для ООО, хотя и во многом сходны, но все же имеют некоторые отличия. Так, индивидуальный предприниматель, являющийся физическим субъектом, может не вести оформлять данный акт в том случае, если он освобожден от уплаты НДС.

Многие знают, что с 1 октября 2017 года введены в действие новые формы книги покупок и продаж по НДС. Изменились ли правила ведения книги покупок и продаж? Как теперь отражать в них счета-фактуры? Приведем новые бланки для скачивания и образцы заполнения.

Причина изменений

С 1 октября 2017 года вступает в силу постановление Правительства РФ от 19 августа 2017 № 981. Эти документов предусмотрены многочисленные изменения по НДС, в частности:

• (и корректировочного счета-фактуры);

Также с 1 октября 2017 года комментируемым Постановлением Правительства РФ введены в действие новые формы книги покупок и продаж по НДС. Также были скорректированы правила ведения этих книг. Далее расскажем об изменениях подробнее и приведем новые бланки для скачивания.

Книга покупок: что изменилось

В правилах ведения книги покупок с 1 октября 2017 года уточняются вопросы о ведении книги в следующих ситуациях:

• при ввозе товаров из других стран (включая ЕАЭС);
• регистрация счетов-фактур на предоплату;
• регистрация авансовых счетов-фактур;
• внесение исправлений в книгу.

Подробнее о каждом их этих изменений, вы можете узнать из статьи « ». Также в этой статье есть образец заполнения.

Новую форму книги покупок в Excel.

Книга продаж: что изменилось

Изменения в книге продаж по НДС с 1 октября 2017 года можно свести к следующим базовым поправкам:

• добавлены новые графы;
• введены новый сроки подписи книги руководителем;
• уточнены правила ведения исправлений.

Подробнее о поправках вы можете узнать из статьи «

Книга покупок представляет собой совокупность документов , которые подтверждают оплату НДС при осуществлении покупок и платежей за предоставленные услуги. Данная книга ведется для того, чтобы определить сумму уплаченных налогов, которые впоследствии могут быть компенсированы, согласно налоговому законодательству.

Книга продаж по своей сути точно такой же финансовый регистр , однако в нее входят документы, которые касаются прибыли предприятия, а именно счета-фактуры, которые повлекут за собой обязанность по исчислению НДС. Данная книга позволяет определить успешность деятельности фирмы в конкретном месяце и динамику основных итоговых показателей ее функционирования.

Исходя из той информации, которая указывается в книге покупок и продаж, можно сделать вывод о том, что она предназначена для ведения налогового учета и пользования возможностью применения налогового вычета.

Нормативная база

Для того чтобы книга покупок и продаж была оформлена надлежащим образом, необходимо знать достаточно большое количество правил , которые регламентируются современным законодательством. Постараемся более подробно разобраться в правовом аспекте этого вопроса и рассмотрим основные нормативно-правовые акты:

При работе с подобными реестрами стоит также уделять внимание таким документам , как:

• Налоговый кодекс Российской Федерации (ст. 169 , , , );

Очень важно отслеживать изменения в законодательстве, поскольку вся бухгалтерская отчётность должна быть оформлена в соответствии с современными требованиями, которые к ней предъявляются.

Кто ведет

Все ли организации, направляющие свою деятельность на получение прибыли, должны заполнять книгу продаж и покупок? Попробуем в этом разобраться с помощью таблицы, указывающей перечень лиц, для которых ведение этого регистра является обязательным.

Из чего состоит документ

В случае, если вышеперечисленные лица заполнять книгу не будут вообще или будут ее заполнять, но не в полном объеме, это может повлечь за собой серьезные штрафы , которые выставит налоговая служба при проверке.

На титульном листе книги отображается минимальное количество данных, а именно:

• название компании;
• сроки ведения документа.

На следующей странице располагается книга покупок, представляющая собой регистр в виде таблицы, заполненной следующими данными :

• номер документа, дата его составления;
• номер счетов-фактур;
• дата оплаты и принятия товара на учет;
• наименование продавца, его реквизиты;
• страна изготовления товара;
• ставка налога на добавленную стоимость;
• сумма, потраченная на товар с учетом НДС и без него;
• подпись уполномоченного лица.

Немаловажной частью книги продаж и покупок являются данные, которые касаются, в основном, продаж:

• номера счетов-фактур, дата их выставления;
• название и реквизиты контрагента;
• дата проведения оплаты;
• сумма, уплаченная за покупку товара с учетом и без учета НДС;
• ставка налога;
• сумма, уплаченная в качестве НДС;
• подпись.

Если какая-то из записей будет отсутствовать, при том, что она должна была быть указана обязательно, компании может быть выставлен серьезный штраф.

Оформление

Согласно действующему законодательству, книга может быть оформлена в бумажном или электронном виде , какая именно форма будет использоваться, налогоплательщик решает самостоятельно.

Если книга оформляется в бумажном виде, то после окончания квартала она должна отвечать следующим требованиям :

• иметь подпись уполномоченного лица;
• страницы должны быть пронумерованы вручную;
• книга должна быть прошнурована и подшита;
• содержать печать организации или ИП.

Для книги, оформленной в электронном виде, главным требованием является наличие усиленной электронной подписи с цифровой защитой.

Правила, которые были установлены ранее, предусматривали хранение книги продаж и покупок в течение полных пяти лет с момента последней записи, однако последняя редакция п. 24 Правил ведения книги покупок и п.22 Правил ведения книги продаж утверждает срок хранения не менее 4 лет с момента последней записи.

Типичные ошибки

Для того чтобы не бояться проверки налоговых служб, необходимо вести бухгалтерию со всей ответственностью и внимательностью. Однако ошибки при оформлении книги продаж и покупок встречаются достаточно часто . Рассмотрим самые распространенные из них:

1. Технические ошибки ввода . На сегодняшний день электронные счета-фактуры не являются востребованными, а это значит, что контрагенты между собой обмениваются бумажными документами, которые заполняются вручную. Ручное заполнение документов сопровождается наличием ошибок, которые, как правило, допускаются при вводе ИНН и номера документа. Несмотря на то, что формат документа может быть не нарушен, ошибки данных он будет содержать, а это значит, что при камеральной проверке налогоплательщику может быть предъявлено требование разъяснить причины таких расхождений.
2. Неверное отражение данных в регистрах . Данные ошибки связаны с тем, что нормативная база в отношении заполнения данных проработана недостаточно, именно поэтому у тех, кто ведет бухгалтерию, могут возникнуть проблемы с заполнением данных. Самая распространенная в этом отношении ошибка – указание кодов видов операций. Это связано, прежде всего, с тем, что действующие на сегодняшний день нормативно-правовые акты не отражают полного списка операций, которые могут проводиться организациями.
3. Ошибочное отображение операций, связанных с экспортом и импортом при применении посреднических схем . Эта ошибка связана с тем, что некоторые посредники не владеют навыком корректной работы со сводными счетами-фактурами или неверно отражают данные в журналах.

Каким образом налогоплательщики могут избежать ошибок при заполнении книги покупок и продаж? Ответ прост: необходимо контролировать данные в течение всего налогового периода и периодически сверять информацию, которая указана, с той, которая имеется у контрагентов.

Если при заполнении книги все же были допущены ошибки, поправки вносить нужно в обязательном порядке, при этом есть два способа , которые позволят это сделать.

1. Если квартал уже окончен : ошибочная запись отражается с отрицательными знаком, регистрируется новая запись с правильными значениями.
2. Если ошибка была в прошедшем квартале и декларация уже сдана, необходимо : выполнить действия, описанные выше, но в дополнительном листе книги, подготовить уточненную декларацию и сдать ее в соответствующую инстанцию.

Каждая фирма старается оптимизировать свои расходы при осуществлении своей деятельности и использует для этого все возможности, в том числе, применяя налоговые вычеты. Именно с этой целью организация должна вести непрерывный и достоверный налоговый учет.

Оформление книги продаж и покупок позволяет оценить эффективность работы конкретной компании и прогнозировать сумму НДС, которую она сможет возместить в конкретном налоговом периоде. В связи с этим необходимо тщательно следить за изменениями в законодательстве и постоянно контролировать правильность указанных в книге данных. Это позволит избежать дополнительных расходов и вопросов со стороны налоговых органов.

Как сформировать данные книги в 1С, можно узнать из данной инструкции.